L’espace de stockage est géré tout d’abord par l’administrateur. Puis, au sein du bureau numérique, chaque utilisateur organise son espace de stockage comme il le souhaite.
Fonctionnalités :
Pour l’administrateur
Pour l’utilisateur
La problématique du volume de stockage documentaire est une réalité importante que doit gérer l’administrateur. Il paraît donc nécessaire que l’administrateur puisse intervenir très facilement sur la taille maximum utilisée pour stocker des données et échanger des fichiers, afin de prévenir d’éventuels débordements.
Nous pouvons ainsi facilement contrôler par utilisateur ou par type d’utilisateur l’espace alloué, ainsi que la taille maximum pour un fichier ou bien les types de fichiers interdits.
Un espace de stockage privé de fichiers en ligne est disponible pour chaque utilisateur autorisé. C’est l’administrateur Scolastance qui donne les droits d’accès à ce service, en configurant de manière très précise les rôles (ou profils) des utilisateurs. Tous les types d’utilisateurs (enseignants, élèves, parents, tuteurs, maîtres de stage, personnel administratif, etc.) peuvent donc, s’ils en ont le droit, stocker des fichiers dans leur espace personnel. Une fois stockés, les documents peuvent être échangés avec d’autres utilisateurs, par l’intermédiaire d’outils de collaboration adaptés au contexte des établissements.
Les documents ainsi stockés sont accessibles quel que soit l’endroit où se connecte l’utilisateur, à savoir depuis l’établissement ou depuis tout poste extérieur connecté à Internet.
Certains utilisateurs, s’ils y sont autorisés, peuvent également créer des espaces de stockage partagés avec les membres des groupes. Les accès à ces espaces de stockage sont paramétrés par le créateur du groupe, pour l’ensemble des utilisateurs membres.
L’espace documentaire individuel de chaque utilisateur de Scolastance est géré de la même manière qu’une arborescence classique sur un poste de travail. Un dossier principal contient un ensemble de sous dossiers créés par l’utilisateur, dans lesquels de nombreux documents, des images, des fichiers peuvent être enregistrés. Les seules limites sont la mémoire disponible pour le stockage et la taille des fichiers, qui peut être limitée pour un meilleur échange dans l’ENT.
Les fonctions inhérentes à l’usage d’une arborescence et à la manipulation de fichiers et de dossiers sont présentes dans le module « Documents et contenus ». Cela permet aux usagers habitués à ces fonctionnalités dans leur quotidien de retrouver ce qu’ils utilisent sur leur ordinateur personnel, et aux novices de manipuler aisément l’outil. En effet, les boutons qui apparaissent lorsqu’un dossier est surligné permettent facilement leur usage.
